在学中の方へ

在留資格の変更について

在留資格を変更するには、大学の押印のある「所属機関等作成用」の申請書を受け取ってから、ご自身で出入国在留管理局に申請します。

大学発行の書類を受け取るには、まずは大学に必要書類を提出する必要があります。
所属する学部/研究科によって受付事務所と提出方法が異なります。
自分の受付事務所と提出方法を理解したうえで手続きしてください。

早稲田大学では「留学」の在留資格への変更のみ対応しております。

手続きの流れ

  1. Step 1

    申請に 必要な書類 を準備する

  2. Step 2

    準備した必要書類を 受付事務所へ所定の方法で 提出し確認を受け、所属機関等作成用書類2枚を受け取る

  3. Step 3

    出入国在留管理局へ申請する

  4. Step 4
    出入国在留管理局における審査
    結果を受け取るまで2週間~2ヵ月位かかります。出入国在留管理局から書類の追加提出を求められることがあります。連絡があったら速やかに提出する準備をしてください。大学で発行される書類の提出を求められた場合は早めにご相談ください。
  5. Step 5

    出入国在留管理局から審査結果のハガキが届く

  6. Step 6
    出入国在留管理局へ審査結果を受け取りに行く
    ※在留資格変更が不許可だった場合は、留学センターまでご相談ください。
  7. Step 7
注意
「在留資格の変更後、在留資格情報を大学に提出しない」、「大学からの電話・Email 等の連絡に応えない」場合には、出入国在留管理局に「所在不明者」として届け出ますので、十分ご注意ください。

受付事務所と提出方法

西早稲田キャンパス理工学統合事務所

対象学生
基幹・創造・先進理工学部/研究科
提出方法
書類の受取方法
上記のウェブサイトに従って手続きしてください。

情報生産システム研究科事務所

対象学生
情報生産システム研究科
提出方法
書類の受取方法
上記のウェブサイトに従って手続きしてください。

所沢総合事務センター

対象学生
人間科学部/研究科・スポーツ科学部/研究科
提出方法
メールで提出
書類の受取方法
事務所で手続きする際に、以下から選択してください。
①レターパックで郵送
②事務所窓口で受取

日本語教育研究センター

対象学生
日本語教育プログラム
提出方法
メールで提出
書類の受取方法
レターパックで郵送されます。

本庄総合事務センター

対象学生
環境・エネルギー研究科
提出方法
メールで提出
書類の受取方法
レターパックで郵送されます。

SILS・GSICCS事務所

対象学生
SILS・GSICCS
提出方法
事務所窓口で提出
書類の受取方法
事務所の窓口で受け取ってください。

留学センター

対象学生
上記以外の学部・研究科所属学生
提出方法
申請フォーム から提出
書類の受取方法
メールを受け取ったら、窓口へ取りに来てください。(閉室日を除いて約5日間で発行)
メールで提出する方法
  • 必要書類をすべてスキャンまたは写真に撮り、Eメールに添付し、受付事務所宛に送信してください。
    パスポートはパスポート番号、顔写真のページが必要です。在留カードと学生証は表裏両面が必要です。
  • メールの件名は「資格変更:氏名(学籍番号)」 としてください。
    例)「資格変更:早稲田太郎(1A191234)」
  • メール本文には、郵便番号、住所、電話番号を明記してください。
  • 書類に不備があった場合は連絡しますので、定期的にメールを確認してください。
  • メールをお送りいただいてから大学の書類を送付するまでに1週間程度かかります。
    書類に不備があった場合はそれ以上かかりますので予めご了承ください。

必要書類

以下の必要書類のうち①~⑤を 受付事務所に所定の方法で 提出し、「在留資格変更許可申請書(所属機関等作成用書類2枚)」を受け取ってから、⑥を含めた必要書類を持って出入国在留管理局へ申請に行って下さい。

注意
  • 必要書類が全て揃っていないと所属機関等作成用の書類は発行できません。
  • 所属機関等作成用の書類を受け取らずに申請した場合は、後日再度すべての必要書類を準備していただくことになります。
  1. 在留資格変更許可申請書
    (申請人等作成用 3ページ【撮影後6か月以内の写真1枚要貼付】)
  2. パスポート、在留カード、学生証
  3. 在学証明書(宛先指定のオンライン送付デジタル証明書は不可)
    • 入学前の方は入学許可書
    • 早稲田大学に1学期間以上在学している場合は、成績証明書も提出してください。
  4. 非正規生の学習/研究内容についての証明書(発行は所属の学部・研究科事務所に依頼すること)
    • 科目登録証明書:科目等履修生の方またはこれから科目等履修生になる方のみ
    • 研究内容についての証明書:研究生の方またはこれから研究生になる方のみ
  5. 経費説明書(所定の用紙を使用してください。)
    • 通帳の記録や奨学金の証明書等の、概ね過去1年間の実績をもとに、滞在費(学費+生活費)を支弁方法別に分けて記入してください(ただし新たに奨学金を受給する予定など、変更がある場合は変更後の予定を書くこと)。本書面に記入した内容は、在留期間更新許可申請書の「22.滞在費の支弁方法等」と一致するようにしてください。
    • この書類は大学確認用であり、出入国在留管理局への提出は不要ですが、金額の根拠としたもの(通帳の記録[*]、ネットバンキングの明細、奨学金の証明書、送金証明書、残高証明書等)は出入国在留管理局に提出してください。根拠書類の大学への提出は不要です。

    [*] 通帳の記録を提出する場合は、本人確認のため銀行名・口座名義がわかる部分も必要です。合計記帳分は銀行に詳細を発行してもらってください。

  6. 申請時の在留資格の活動に関する書類(出入国在留管理局に直接提出してください。大学への提出は不要。)

    (1)変更理由書(A4サイズ片面に作成のこと)
    (2)活動に関する書類(在留資格ごとに以下の書類を準備してください。)
    就労資格の場合:給与明細の写しまたは源泉徴収票、在職期間証明書または退職(予定)証明書
    就職活動のための特定活動:就職活動内容がわかる書類
    ※上記以外の資格の場合は出入国在留管理局に直接お問い合わせください。
    ※状況に応じて出入国在留管理局よりさらに追加書類を求められる場合があります。

注意
  • 各証明書は発行日から3か月以内のもののみ有効です。
  • 在学証明書・成績証明書は証明書発行サービス(オンライン申請)を利用できます。詳しくはこちらを見てください。
  • 英語以外の外国語で作成されている書類は、日本語訳または英語訳を添付してください。
  • 学生証は最新のもので、在留カード記載の現住所と一致している必要があります。
  • 状況に応じて、出入国在留管理局へ追加書類の提出が必要となる場合があります。
  • ≪参考≫出入国在留管理庁ウェブサイト:https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/16-3.html

在留カード受取時には、手数料納付書 が必要です。
※ 4,000円分の収入印紙を別途ご準備ください。(出入国在留管理局でも購入可)

在留資格情報の提出方法

新しい在留カードを受け取ったら、在留資格の情報を14日以内に以下のResidency Check Formより大学に届け出てください。

Residency Check Form
https://forms.office.com/r/AtTdE1nn22

  • 申請結果により在留カードが付与されなかった場合は、パスポートのIDページと在留資格・在留期間がわかるページの画像を提出してください。
  • 新入生の場合、入力はWaseda ID取得後に可能になります。